Polityka prywatności

Niniejsza Polityka opisuje, jak Bookcare przetwarza dane osobowe — zarówno jako administrator (wobec osób odwiedzających stronę i naszych klientów biznesowych), jak i jako podmiot przetwarzający (wobec danych pacjentów klinik korzystających z usługi AI recepcjonistki).

1. Administrator danych

2. Zakres Polityki i podwójna rola

Bookcare przetwarza dane osobowe w dwóch odrębnych rolach:

• jako Administrator — wobec osób odwiedzających niniejszą stronę oraz osób reprezentujących klientów biznesowych (kliniki);
• jako Podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO — wobec danych pacjentów klinik korzystających z usługi. W tym zakresie administratorem danych pacjentów jest klinika, a Bookcare przetwarza je wyłącznie na jej udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych pacjenta udostępnia właściwa klinika.

3. Dane odwiedzających stronę i klientów biznesowych (Bookcare jako Administrator)

Cel	Podstawa prawna (RODO)	Okres
Odpowiedź na zapytanie / kontakt	art. 6 ust. 1 lit. b i f	do zakończenia korespondencji + okres przedawnienia roszczeń
Zawarcie i wykonanie umowy z kliniką	art. 6 ust. 1 lit. b	czas trwania umowy + przedawnienie roszczeń
Marketing własnych usług	art. 6 ust. 1 lit. f	do wniesienia sprzeciwu
Obowiązki księgowe i podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c	5 lat (przepisy podatkowe)
Dochodzenie / obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f	okres przedawnienia

4. Dane pacjentów — usługa AI recepcjonistki (Bookcare jako Procesor)

W ramach usługi AI recepcjonistki Bookcare, działając na polecenie kliniki (administratora), przetwarza:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby dzwoniącej (imię, nazwisko, numer telefonu);
• treść rozmowy telefonicznej — Bookcare nagrywa i transkrybuje rozmowy w celu umówienia, zmiany lub odwołania wizyty oraz zapewnienia jakości usługi;
• dane dotyczące zdrowia (art. 9 RODO) — w zakresie, w jakim pacjent poda je w rozmowie (np. cel wizyty, specjalizacja, objawy).

Podstawy prawne

Podstawy ustala administrator (klinika); Bookcare przetwarza dane na jej polecenie:

• dane zwykłe — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (umówienie świadczenia, prawnie uzasadniony interes);
• dane o zdrowiu — art. 9 ust. 2 lit. h RODO (cele zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej) oraz posiłkowo art. 9 ust. 2 lit. a (wyraźna zgoda), z zachowaniem tajemnicy (art. 9 ust. 3).

Nagrywanie rozmowy

Pacjent jest informowany na początku połączenia, przed nagraniem, komunikatem głosowym o tym, że rozmawia z systemem AI, oraz o nagrywaniu i jego celu. W każdej chwili może poprosić o połączenie z pracownikiem kliniki.

5. Odbiorcy danych i podmioty podprzetwarzające (subprocesorzy)

Bookcare korzysta z zaufanych dostawców w zakresie: telefonii i łączności, rozpoznawania i syntezy mowy (STT/TTS) oraz modeli językowych AI. Każdy subprocesor działa na podstawie umowy zapewniającej ochronę zgodną z art. 28 RODO.

Aktualną listę podmiotów podprzetwarzających — obejmującą dostawcę telefonii/łączności, dostawcę rozpoznawania i syntezy mowy (STT/TTS) oraz dostawcę modeli językowych (LLM) — Bookcare udostępnia Klinikom-administratorom na żądanie pod adresem kontakt@bookcare.pl.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności lub standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych decyzją KE 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), wraz z dodatkowymi środkami zabezpieczającymi. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na kontakt@bookcare.pl.

7. Okresy przechowywania danych

• Nagrania rozmów: 90 dni od zakończenia rozmowy, chyba że dłuższy okres wynika z polecenia administratora lub dochodzenia roszczeń.
• Transkrypcje i dane wizyty: przez okres określony przez klinikę-administratora.
• Po ustaniu celu lub na polecenie administratora dane są usuwane albo zwracane.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia danych (art. 15–22 RODO) oraz wycofania zgody.

Ważne: wobec danych pacjenta prawa realizuje administrator — klinika. Bookcare, jako procesor, przekazuje żądania do właściwej kliniki i wspiera ją w ich obsłudze (art. 28 ust. 3 lit. e RODO).

9. Skarga do organu nadzorczego

Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

10. Pliki cookies

Zasady stosowania plików cookies opisuje odrębna Polityka cookies.

11. Sztuczna inteligencja (AI Act)

Usługa Bookcare wykorzystuje system sztucznej inteligencji (voicebot głosowy), który prowadzi rozmowy telefoniczne z pacjentami w imieniu kliniki. Zgodnie z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act) osoba dzwoniąca jest na początku rozmowy informowana, że rozmawia z systemem AI. Rozmowy są nagrywane i transkrybowane, a głos asystenta jest generowany syntetycznie. W każdej chwili można poprosić o kontakt z pracownikiem kliniki.

Obowiązek informacyjny z art. 50 AI Act stosuje się od 2 sierpnia 2026 r.; Bookcare wdraża go z wyprzedzeniem.