Regulamin świadczenia usług
Regulamin określa zasady świadczenia usługi AI recepcjonistki Bookcare na rzecz klinik i innych podmiotów prowadzących działalność leczniczą (relacja B2B).
§ 1. Postanowienia ogólne i definicje
- Usługodawca / Bookcare — Piotr Sobczak, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „Piotr Sobczak Design", ul. Jedności Narodowej 91A/59, 50-301 Wrocław, NIP 6572746525, REGON 021852184, e-mail kontakt@bookcare.pl.
- Usługobiorca / Klinika — przedsiębiorca lub podmiot leczniczy zawierający Umowę o świadczenie Usługi.
- Usługa — AI recepcjonistka: telefoniczna obsługa połączeń przez system sztucznej inteligencji.
- Voicebot — system AI prowadzący rozmowy głosowe w imieniu Kliniki.
- Pacjent — osoba fizyczna kontaktująca się z Kliniką za pośrednictwem Usługi.
§ 2. Dane usługodawcy
Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną: Piotr Sobczak, ul. Jedności Narodowej 91A/59, 50-301 Wrocław, NIP 6572746525, REGON 021852184, e-mail kontakt@bookcare.pl.
§ 3. Rodzaj i zakres usług
W ramach Usługi Bookcare świadczy: odbieranie połączeń telefonicznych, nagrywanie i transkrypcję rozmów, umawianie, zmianę i odwoływanie wizyt, udzielanie informacji według bazy wiedzy Kliniki oraz — w zakresie uzgodnionym — integracje z systemami Kliniki.
Bookcare nie świadczy usług medycznych, nie prowadzi dokumentacji medycznej i nie zastępuje personelu medycznego. Voicebot pełni wyłącznie funkcję recepcyjną (administracyjną).
§ 4. Warunki techniczne
Korzystanie z Usługi wymaga integracji z systemem rejestracji lub telefonią Kliniki, łącza internetowego oraz spełnienia wymagań technicznych określonych w Umowie.
§ 5. Zawarcie i czas trwania umowy
Umowa zawierana jest w formie dokumentowej na czas nieokreślony, z możliwością odnowienia na zasadach określonych w Umowie. Regulamin jest udostępniany Usługobiorcy przed zawarciem Umowy.
§ 6. Wynagrodzenie i płatności
Model rozliczeń: abonament miesięczny obejmujący pakiet minut rozmów AI oraz opłata za nadwyżkę za każdą minutę ponad pakiet; szczegóły w cenniku. Terminy i sposób płatności określa Umowa.
§ 7. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Wraz z zawarciem Umowy Strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO, stanowiącą Załącznik nr 1. Klinika jest administratorem danych pacjentów, a Bookcare podmiotem przetwarzającym, działającym wyłącznie na udokumentowane polecenie Kliniki, z prawem korzystania z podmiotów podprzetwarzających wskazanych w liście subprocesorów, z zachowaniem obowiązku poufności, wsparcia w realizacji praw osób i zgłaszaniu naruszeń oraz zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu Umowy.
§ 8. Korzystanie z usług AI
8.1. Przejrzystość AI
Zgodnie z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act) usługa jest zaprojektowana tak, aby osoba dzwoniąca była informowana, że wchodzi w interakcję z systemem sztucznej inteligencji. Voicebot identyfikuje się jako system AI na początku każdego połączenia. Komunikacja głosowa wykorzystuje mowę syntetyzowaną, a odpowiedzi generowane są automatycznie przez modele językowe — Bookcare ujawnia, że treści te są generowane sztucznie.
8.2. Zastrzeżenia co do wyników AI
Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że treści generowane przez AI mogą zawierać błędy lub niedokładności, nie stanowią porady medycznej ani jakiejkolwiek innej porady profesjonalnej, a wydajność systemu może się różnić w zależności od jakości połączenia, języka i kontekstu. Bookcare nie gwarantuje dokładności ani przydatności konkretnego wyniku do określonego celu.
8.3. Prawo do interwencji człowieka
Pacjent w każdej chwili może poprosić o połączenie z pracownikiem Kliniki. Voicebot nie podejmuje wobec Pacjenta zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
8.4. Zakaz zastosowań wysokiego ryzyka
Usługa jest narzędziem recepcyjnym (administracyjnym). Usługobiorca zobowiązuje się nie wykorzystywać jej do triażu medycznego, diagnozy, decydowania o dostępie do świadczeń zdrowotnych ani do innych zastosowań kwalifikowanych jako wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act.
8.5. Dostawcy zewnętrzni
Świadczenie usługi opiera się na dostawcach zewnętrznych (telefonia, synteza i rozpoznawanie mowy, modele językowe) wskazanych w liście subprocesorów. Bookcare ma ograniczoną kontrolę nad zmianami modeli bazowych dokonywanymi przez tych dostawców.
§ 9. Poziom usług (SLA)
Bookcare dokłada starań, by zapewnić dostępność Usługi na poziomie 99,5% w skali miesiąca, z zastrzeżeniem okien serwisowych i przypadków siły wyższej. Szczegółowe parametry (dostępność, czas reakcji, okna serwisowe, wyłączenia) określa Umowa lub odrębny załącznik SLA.
§ 10. Odpowiedzialność
Odpowiedzialność Bookcare z tytułu Umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Usługobiorcę za trzy miesiące poprzedzające zdarzenie. Bookcare nie odpowiada za treść informacji podanych przez Pacjenta ani za decyzje medyczne i organizacyjne Kliniki. Voicebot jest narzędziem recepcyjnym i nie podejmuje decyzji medycznych.
Ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności określone w niniejszym paragrafie nie mają zastosowania do: (a) szkody wyrządzonej z winy umyślnej; (b) szkody na osobie (życie, zdrowie); (c) odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 11. Reklamacje
Reklamacje dotyczące Usługi należy zgłaszać na adres kontakt@bookcare.pl. Bookcare rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje o rozstrzygnięciu na adres e-mail zgłaszającego.
§ 12. Rozwiązanie umowy
Umowa może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem na zasadach w niej określonych, a w przypadku istotnego naruszenia — ze skutkiem natychmiastowym. Po zakończeniu Umowy dane powierzone są usuwane lub zwracane Klinice zgodnie z umową powierzenia.
§ 13. Prawo właściwe i sąd
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Wrocław).
§ 14. Zmiany Regulaminu
Bookcare może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, informując Usługobiorcę z odpowiednim wyprzedzeniem. Zmiany wchodzą w życie na zasadach określonych w Umowie.